– Medarbetarsamtalet grundar sig i ömsesidighet. Det man kommer överens om under samtalet ska vara accepterat av båda parter. Båda parter är även ansvariga för att driva samtalet framåt och att se till att samtalet uppfyller målet, säger Androulla Demetriadou, som har arbetat med verksamhets- och personalutvecklingsuppdrag sedan 1986 och med ledarskap, förändring och individuell coachning i och för Sveriges Allmännyttas medlemsföretag i över tio år.

Driver företaget framåt

Medarbetarsamtal syftar till att skapa förutsättningar för att utveckla och motivera medarbetaren, och dessutom ge positiva effekter för hela företaget. Tanken är att genom ett konstruktivt samtal utveckla medarbetaren på individnivå, något som sedan bidrar till helheten och driver företaget framåt.

Samtalet kan till exempel handla om trivsel, arbetskrav, arbetsbelastning, kompetensbehov, värderingsfrågor, relationer och hur medarbetaren kan utvecklas för att uppnå satta mål. Chefen ska vara så nära sina medarbetare att de ska veta vad som förväntas av organisationen. Det är också viktigt att lyfta fram nutida och framtida situationer och inte fastna i det förflutna.

Dialog är det bästa medlet, enligt Androulla Demetriadou. Genom att träna på att hålla medarbetarsamtal med fokus på måldialog kan man som chef uppnå bättre resultat och få nöjdare medarbetare. Medarbetarsamtal som verktyg kan också möjliggöra bättre kommunikation mellan chef och medarbetare, men även för gruppen som helhet.

Viktigt att dokumentera

Eftersom olika typer av medarbetarsamtal ska ske löpande under arbetsåret, är det viktigt att dessa dokumenteras. Det ska vara en levande dokumentation, som ständigt uppdateras för att vara ett hjälpmedel för både chef och medarbetare, framhåller Androulla Demetriadou.

– Dokumentationen av medarbetarsamtalet hjälper både medarbetare och chefen att uppnå överenskomna mål. Det är viktigt att använda och uppdatera medarbetarsamtalets dokumentation kontinuerligt i samband med eventuella förändringar i företaget, för att ha något konkret och verklighetsförankrat att arbeta efter. Målen visualiseras och tydligheten skapas.

Att tänka på för lyckade medarbetarsamtal

• Medarbetarsamtalet grundar sig i ömsesidighet. Det man kommer överens om under samtalet ska vara accepterat av båda parter. Båda parter är även ansvariga för att driva samtalet framåt och att se till att samtalet har rätt kompassriktning. Hela ansvaret ligger inte enbart hos chefen.
• Medarbetarsamtalet ska vara ett levande dokument. Samtliga punkter ska vara omprövningsbara. Förutsättningarna ändras hela tiden och ibland måste man ändra riktning för att få rätt förutsättningar för att utvecklas.
• Vid målsättning är det viktigt att samtliga mål ska vara konkreta och uppnåeliga. Sikta inte för högt, så att de inte går att nå. Målsättningens syfte är att motivera medarbetaren. För högt uppsatta mål kan ha motsatt effekt.
• Dokumentet ska vara förpliktigande på båda håll. Båda parter har ett ansvar för att följa upp och leva upp till det som blivit överenskommet under samtalet.