VARFÖR?
Att veta vem som bor i trappuppgången är grundläggande för att kunna skapa trygga boendemiljöer. Idag är det ett utbrett problem i många allmännyttiga bostadsbolag med felaktig folkbokföring, att hindra olovlig uthyrning är nödvändigt, men det är ofta ett tidskrävande arbete. Matcha kontraktet har utvecklats för att underlätta det.
VAD?
I samarbete med Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ startade Vätterhem ett pilotprojekt för att undersöka hur
arbetet kan effektiviseras. I det ställde vi oss frågan: tänk om vi kan automatisera uppgiften med att kontrollera oriktiga hyresförhållanden och istället använda tiden till att utvärdera och analysera de svar vi får? Genom att automatisera “slagningarna” frigjordes tid för våra handläggare som istället kunde användas för att analysera och vidta åtgärder. Den första versionen av lösningen utvecklades hos Vätterhem och har därefter implementerats i två till bostadsbolag. Lösningen är byggd på öppen källkod vilket möjliggör att fler bolag kan dela lösningen samt vidareutveckla den tillsammans.
HUR?
Vi byggde en tjänst som automatiskt jämför adresserna i hyreskontrakten (fastighetssystemet) med hyresgästernas folkbokföringsadress. Adresser som inte överensstämmer skickas för granskning till en mänsklig användare, som
kontrollerar om det finns giltiga skäl till skillnaden, eller om ärendet ska utredas grundligare. Den här jämförelsen av adresser görs redan i många bolag, men då sker det oftast manuellt genom uppslag och dokumentation i excelark. Med den nya tjänsten sker sökning på ett avgränsat område och endast avvikelser visas ut. Lösningen innebär en integritetsmässig förbättring då endast de aktuella kontrakten hanteras men även en förbättring avseende datakvalité i och med handläggaren hela tiden jobbar med uppdaterad information. Vi använder fastAPI mot fastighetssystemet (Momentum PM4) och ett API mot Skatteverkets databas för folkbokföringen (Syna). Ett enkelt webbgränssnitt skapades för användaren för att kunna analysera det resultat man får från de båda databaserna.
VÅRA LÄRDOMAR
En av framgångsfaktorerna i projektet har varit samarbetet med Allmännyttans branschorganisation.
”Det gör att detta enkla verktyg kan användas av fler allmännyttiga bostadsbolag och komma fler hyresgäster och fastighetsbolag till gagn.”
Raymond Paska, VD Vätterhem
Sedan HFAB fick Matcha kontraktet på plats har det systematiska arbetet kring olovlig uthyrning lyfts till nya nivåer. Det har möjliggjort att de kan arbeta mer strukturerat, metodiskt och lägga mer tid på utredning.
“När vi varit ute i områdena för kontroller så har även husvärdarna visat ett större intresse för frågan. Att vi dessutom upptäckt flera hyresavvikelser i tidigt skede är en bonus.”
