Affärsmässighet och poängfrihet minskade Mimers vakanser

Det var under 2022 som Mimer märkte av en förändring på den lokala hyresbostadsmarknaden: söktrycket på de lediga lägenheterna minskade markant, det tog allt längre tid att hyra ut dem, intresset för att komma på fysiska visningar blev lägre och många tackade nej till kontrakt. Både omflyttning och antalet vakanser steg.

Jämfört med de tidigare åren med bostadsbrist stod därför bostadsbolagets uthyrning inför stora utmaningar.

– Under de åren hade uthyrningen blivit en ren administrativ arbetsuppgift, och det arbetssättet stöttade inte en affärsmässig uthyrning. Vi saknade helhetssyn, kunskap om vår produkt, affärstänk och ett tydligt ägandeskap genom hela uthyrningsprocessen, säger Anette Jansson (bilden ovan).

– Alla lägenheter hanterades på samma sätt, oavsett om de var svåruthyrda eller inte. Det var tydligt att både organisation, uppdrag och uthyrningspolicy behövde förändras för att skapa ett flexibelt och affärsmässigt agerande i uthyrningsprocessen.

Tre uthyrningsmål

Tre mål sattes därför upp för uthyrningen:

• Ett snabbare uthyrningsflöde från uppsagd lägenhet till nytt kontrakt för att minska/undvika vakanser.
• Affärsdrivna och kundorienterade uthyrare med tydligt ansvar för företagets intäkter.
• En övergång från en processtyrd uthyrning till en situationsanpassad och säljande uthyrning.

Den nya organisationen var på plats 2023.

– Då var det framför allt dags att ta tag i det som vi lade mest tid och tappade mest hyror på – de svåruthyrda lägenheterna. Vi behövde ett annat flöde, där vi snabbare kunde komma till nytt kontrakt och nå den målgrupp som hade behov av lägenheter här och nu, förklarar Anette Jansson.

Ett distrikt för varje uthyrare

En förändring blev att Mimers fyra uthyrare fick arbeta nära varsitt distrikt hos företaget.

– På det sättet lär de känna sitt uthyrningsområde väl och vet vad som kommer att krävas av uthyrningen redan när en lägenhet sägs upp, berättar Anette Jansson.

Uthyrarna är med på distriktens veckomöten för att gå igenom vakansläget och diskutera de lägenheter som är eller kan komma att bli svåruthyrda, för att kunna sätta in tidiga åtgärder. De berättar även var det ska hållas visningar, så att distriktspersonalen kan se till att allt är i ordning inför dem.

– Vi jobbar också med mod och mandat, för att våga gå från det processtyrda arbetssättet till det säljande och situationsanpassade, och vi arbetar för att utveckla mer säljande annonstexter och digitala visningar.

Tolv procent poängfritt

För ett år sedan infördes även poängfri uthyrning av lägenheter som legat ute på bostadsbolagets hemsida en gång tidigare, men som av olika anledningar inte blivit uthyrda.

Till de poängfria lägenheterna är det inte flest köpoäng som avgör vem som får lägenheten. Det räcker med att vara registrerad som sökande, uppfylla bostadsbolagets grundkrav – och att vara den som först skriver på kontraktet. Omkring tolv procent av företagets lediga lägenheter hyrs numera ut på det sättet.

– Den stora vinsten är just för dem som inte har köat förebyggande. Efter att vi infört poängfritt finns ju goda möjligheter för dem med kort eller ingen kötid alls att efterfråga en bostad hos oss, framhåller Anette Jansson.

– Det innebär att vi når en helt ny målgrupp: dem som har behov just nu, men som inte har stått i vår kö sedan tidigare. Det kan handla om separationer, flytt till Västerås på grund av arbete, unga som vill flytta hemifrån och så vidare. Tidigare tappade vi den här målgruppen till de privata fastighetsägarna som inte var styrda av att förmedla lägenheter via köpoäng.

Poängfriheten innebär också att de personer som får ett kontrakt behåller de poäng som de hunnit få i bostadskön.

Färre outhyrda lägenheter

Hur har då resultatet blivit?

– Vi ser en mycket positiv trend på antalet vakanta lägenheter, trots att marknaden under den här perioden varit densamma, konstaterar Anette Jansson och hänvisar till diagrammet nedan.

Även framöver kommer fokus att riktas mot de lägenheter som är svåruthyrda, i nära samarbete med företagets fastighetsförvaltning, berättar Anette Jansson.

– Det är viktigt att hitta rätt balans mellan skick och hyresnivå. Allt kan inte bedömas på samma sätt. Det gäller att hitta den unika attraktiviteten för varje enskilt objekt.

Kort om Mimer

Antal lägenheter: Drygt 11 800
Lokaler: 57 468 kvadratmeter
Antal anställda: 191
Vakanser: Omkring 30 lägenheter (cirka 0,3 procent)
Kötid: 4,6 år
Förtur: Kan endast sökas av medicinska skäl. Läkarintyg som visar en permanent funktionsvariation, och en begränsad rörlighet som ställer särskilda krav på boende, behövs vid ansökan.
Boendekoncept utöver poängfritt:
• Snabb inflytt. Lägenheter med max en månad kvar till inflytt. Hyrs ut på köpoäng.
• Korttidskontrakt. Lägenheter som hyrs ut tillfälligt med en månads ömsesidig uppsägningstid.
• Lätt att leva 55+. Huvudsökande måste ha fyllt 55 år. Inga hemmaboende barn.
• Trygghetsboende. För personer som fyllt 65 år. Med hiss, aktivitetsvärd och gemensamhetslokal.
• Ungdomslägenheter. För personer 18–27 år, men rätt att bo kvar därefter. Uthyrning via vanliga kön.

⇒ Rapport om uthyrning och bostadsköer